Categoria: smart working

Come gestire un meeting da remoto: il recap può diventare una registrazione

Ogni buona riunione finisce con un recap.

Per chi c’era e per chi non c’era. Per dare un senso a quel tempo passato insieme. Per dire chi fa cosa. Per avere un thread da alimentare nei giorni successivi.

Se lavori da remoto hai uno strumento in più per fare il recap delle riunioni.

LA REGISTRAZIONE

Puoi mandare a tutti gli interessati la registrazione della riunione così che tutti possano vedere e ascoltare cosa è stato detto. E’ veloce. Crei uno storico. Risparmi tempo. E’ una pratica comune in molte aziende “trasparenti”.

Hai degli indubbi vantaggi, ad esempio:

  • riduci i thread di mail inutili e incomprensibili ad un certo punto.
  • sei spinto a usare i tool di project management o di collaborazione che sono fatti apposta per facilitare e documentare le discussioni, checklist, date di consegna.
  • sei spinto a fare riunioni più corte e più efficaci, 30 minuti tipicamente. Veramente vuoi che mi guardo 2 ore di registrazione?
  • probabilmente ti accorgerai dopo un pò di tempo di aver ridotto il numero di meeting. Non lavori da remoto? Puoi iniziare a sperimentarlo con tutti i colleghi dell’ufficio simulando un incontro da remoto?

Time management o task management. Con quale sei più felice?

Quanto è lungo un giorno di lavoro? La lunghezza per molte persone è definita dal tempo. E alla fine lasciano il lavoro quando l’orologio gli dice che possono andare.

Il tempo è dovunque, non solo sugli orologi, che per molti sono ormai un oggetto che non misura solo il tempo, ma anche sugli smartphone e sui computer; e questo potrebbe essere una brutta faccenda, particolarmente al lavoro, perché recenti ricerche dimostrano che l’organizzazione del lavoro basata sul tempo è un blocco alla creatività e al morale.

La ragione per cui cerchiamo in tutti i modi di gestire il tempo è che sappiamo esattamente quanto ne abbiamo. E’ una risorsa finita. Mentre il numero di task che dobbiamo completare non lo è. E questo è il problema.

I ricercatori dicono anche un’altra cosa interessante ovvero che le aziende tendono a sottovalutare e a non supportare il task management nella cultura aziendale. Lavorare per risultati è una pratica ancora poco comune. Le aziende più smart dal canto loro stanno introducendo strategie per una pianificazione basata sui task che le porterà a basare i propri risultati sul lungo termine. Un framework come OKR, famoso per essere utilizzato da Google, definisce e traccia in maniera chiara obiettivi e risultati. Eppure nella mia personale esperienza questo genere di framework rimangono sconosciuti alla maggior parte delle aziende che “vanno a braccio”.

D’accordo con quanto dice Bourree Lam,

i clock-timers organizzano la loro giornata in blocchi di minuti o di ore.

Un esempio di clock-timers sono le persone che usano la tecnica del pomodoro.

i task-timers hanno invece una lista di cose che vogliono raggiungere.

La ricerca sulle differenti scuole di pensiero ha rivelato che i clock-timers sono più efficienti ma meno felici perché sentono un controllo sulla loro vita. I task-timers sono più felici e più creativi ma meno produttivi.

La gestione del tempo basata sui task può quindi aiutare durante i progetti creativi e per aumentare la felicità nell’ambiente di lavoro.

La felicità è una skill

La felicità è una skill che può essere imparata. Puoi imparare i passi che servono ad acquisirla, la puoi coltivare, puoi prenderne tutti i benefici. Tutto quello di cui hai bisogno è pratica e determinazione. NON è qualcosa che succede senza motivo. E soprattutto è SOTTO il tuo controllo.
Il cervello umano può essere allenato per diventare più felice, più compassionevole, più produttivo al lavoro, più focalizzato.
Basta un allenamento quotidiano come andare in palestra ma in questo caso stiamo allenando il cervello, stiamo modificando le abitudini.

Allenare la nostra mente dovrebbe avere la stessa importanza di allenare il nostro corpo.

Richard J. Davidson, professore di psicologia e psichiatria all’università di Wisconsin-Madison, ha dimostrato nei suoi esprimenti e ricerche sul benessere che bastano 30 minuti per cambiare i pattern di pensiero, ovvero quelle azioni che facciamo in automatico e che non sono sempre buone abitudini.
Come sempre sostenuto: un po’ di meditazione al giorno è in grado di cambiare il modo di pensare e percepire il mondo che ci sta intorno. Pensiamo alla meditazione trascendentale, con la quale in soli 30 minuti al giorno seduti sulla sedia con gli occhi chiusi siamo in grado di ottenere risultati clamorosi.

Perchè non lo facciamo allora? Pigrizia e comfort zone sono due nemici al miglioramento, come il gatto e la volpe!

Se lo facessimo saremmo in grado di mantenere le emozioni, così importanti nella vita privata quanto in quella professionale, positive. Queste sono estremamente utili in ambienti di lavoro negativi, quelli cronicamente negativi, e non solo nei momenti di picco del carico di lavoro che inevitabilmente accadono all’interno di un’azienda.
Come racconta il monaco buddista Matthieu Richard “la felicità è la capacità di godere di buoni momenti per la maggior parte del tempo ma anche la capacità di affrontare quelli brutti in modo da avere la miglior esperienza di vita possibile”.

Vi suggerisco di guardare rilassati sul sedile della metro o dovunque vi troviate questo video estremamente compassionevole.

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